Planowaniem czasu tak naprawdę zajmuje się od momentu kiedy zacząłem samodzielnie docierać do szkoły. To właśnie wtedy miały początek moje pierwsze prywatne systemy zarządzania czasem. I chociaż wtedy jeszcze nieświadome, to jednak zupełnie naturalnie analizowane i poddawane ocenie.

Dzisiaj kiedy jestem dorosły i na dodatek zarządzam nie tylko sobą, ale kilkoma przedsięwzięciami biznesowymi oraz masą spraw rodzinnych – systemy planowania wydają się niezbędne, aby utrzymać w ryzach wszystko za co jestem odpowiedzialny. Podzielę się z Tobą, tym co wypracowałem przez ostatnich kilka lat i co wspiera mnie, aby nie utonąć w ogromie zadań, a jednocześnie utrzymać siebie w dobrym stanie stan ducha czyli taki klasyczny work-life balance.

PODSTAWY PLANOWANIA TO OSOBISTE SYSTEMY

Narzędzia do planowania znajdziesz w internecie bez problemu. Jest ich bardzo wiele. Wystarczy, że wpiszesz w wyszkiwarkę frazę: planowanie i otrzymasz dokładnie 36 200 000 wyników. Tak, tak, właśnie tyle. Całkiem sporo.
Ja jednak jestem przekonany na podstawie własnych doświadczeń, że planowanie to indywidualny system każdego z nas, który opracowujemy w oparciu o zdobywaną w trakcie życia wiadzę oraz doświadczenia i propozycję innych ludzi. Mój system, który chcę Ci zaprezentować składa się z czterech elementów:

1. przygotowanie,
2. narzędzia,
3. formułowanie zadań,
4. ocena skuteczności.

Zamierzam przejść przez wszystkie cztery elementy, omawiając szczegółowo każdy z nich. Wiem, że tak jak zawsze będzie wymagało to od Ciebie trochę pracy, ale również tak jak zawsze, taka jest cena skuteczności. Najpierw praca, później wynik. Nie potrafię odwrócić tej kolejności, ale jeżeli znajdziesz na to sposób, poprzez swój indywidualny system planowania to podziel się z ludźmi, a będą nosić Cię na rękach.
W porządku – to na ziemię.

1. PRZYGOTUJ SIĘ

Planowanie to pewien nawyk, który składa się z kilku nawyków. Tak, tak. Skuteczność planowania nie polega na dorywczym traktowaniu tego zadania, ale przede wszystkim na nawyku systematyczności. I od tego właśnie zaczniemy.
Każdy przedsiębiorca wie doskonale o tym, że big picture jest to możliwość zobaczenia więcej, a to wyznacza o wiele bardziej znaczące i wartościowe kierunki działania. Dokładnie tak samo jest z planowaniem. Planowanie to taki troche big picture jakiegoś czasookresu. Kiedy planujesz dzień masz szansę zobaczyć, co będzie się działo na przestrzeni wielu godzin, a tym samym dokonać niezbędnych korekt. Kiedy planujesz tydzień widzisz jeszcze wiecej. Natomiast planując miesiąc zajmujesz się kluczowymi kierunkami działania. I według mnie, właśnie to pozwala planować dokładnie to co stanowi dużą wartość naszego działania. Korekty, które możemy wprowadzić właśnie na taki plan, to często naprawdę strategiczne działania. Nakreślając taką właśnie perspektywę spojrzenia na proces planowania, pozwól, że zachęcę Cię do tego, abyś planował więcej niż jeden dzień czy tydzień. Zaproponuję Ci zaplanowanie miesiąca.
I zaczniemy od prostego, naprawdę prostego, a jednak skutecznego ćwiczenia.

Weź kartkę papieru i podziel na trzy części (sposób dowolny). W pierwszej części wpisz słowo: dzień, w drugiej: tydzień, a w trzeciej: miesiąc. I teraz przez chwilę zastanów się nad odpowiedzią na pytania: co zrobię jutro, co zrobię w tydzień, co zrobię w miesiąc. Zapisz to na kartce.

Co widzisz? Które z zadań ma dla Ciebie największe znaczenie?

Myślisz, że chcę Ci na początku zasugerować, że to za miesiąc? Absolutnie tak. Jestem przekonany, że to co zapisałeś na za miesiąc będzie o wiele większym projektem niż efekt jednodniowy. W perspektywie czasu przynieść może zupełnie nieoczekiwane przez Ciebie rezultaty. Jeden dzień zdecydowanie łatwiej przewidzieć. Jeden dzień to często tylko część projektu. A miesiąc to już nie tylko chwila, to już etap. I tutaj nigdy nie pojawi się bieżączka, która zaprząta nam głowę. Tutaj pojawiają się rzeczy, które naprawdę należy robić, bo są dla nas ważne.

I tutaj nawiąże do pierwszego nawyku, aby móc realizować Planowanie czyli nawyku systematyczności. Aby osiągnąć coś co zaplanujesz w czasie 30-dniowym potrzebujesz systamatyczności w pracy z tym planem. W innym wypadku będzie to praca jednorazowa i może nie wnieść zbyt wiele do Twojego życia. Planowanie działań miesiąca wymusza na samym początku: określenie naprawdę wartościowych efektów oraz wysiłek systematyczności. Ten pierwszy osiągniesz w niedługim czasie, bo na etapie czasu planowania. Natomiast ta druga sprawa to już jest bardzo konkretne systematyczne działanie, które wymaga zaangażowania, cierpliwości – mówię oczywiście o systematyczności. Czy już widzisz, że nawyk systematyczności będzie decydował o skuteczności wyniku lub jego braku.

Jak być systematycznym?

Jest kilka sposobów, aby działać w trybie powtarzanych czynności. Oczywiście na początku może się to wydawać monotonne i zabarwione nudą. Dlatego też kilka sztuczek, jak to zrobić, aby zmienić takie postrzeganie rzeczywistości i osiągnięcie systematyczności.

1. Myśl przez efekty. Każdy nawyk ma to do siebie, że na jego końcu jest jakiś określony efekt. Jeżeli nie masz precyzyjnie określonego wyniku, to powtarzanie czegoś jest po prostu wyjątkowo nieatrakcyjne i po prostu może się znudzić już po tygodniu, bo po co? Być może znasz takiego człowieka, który nazywa się Fryderyk Karzełek. Wymyślił jakiś czas temu zdarzenie, które nazwał Klub 555. Zgromadził społeczność, która codziennie wstaje na 5:55 i słucha co On tam mówi. I pozornie nie ma to sensu, jednak On właśnie nadał wartość tej godzinie i tym samym zmienił znaczenie wstawania. Ludzie przezwyciężają swoje lenistwo, aby samemu sobie udowodnić, że potrafisz dyscyplinować samego siebie i zarządzać sobą tak jak postanowisz. Tym samym stajesz się lepszą wersją dla samego siebie, bo masz w sobie dumę z tego, że możesz robić rzeczy pozornie trudne. Przynosi to poczucie wyjątkowości i pozwala inaczej cieszyć się tym kim jesteś. I to jeden ze sposobów myślenia przez pryzmat efektu czyli tego po co coś robimy.
   Jak określisz po co Ci określony nawyk, czyli znajdziesz Powód – to już jesteś naprawdę na dobrym kursie, aby być systematycznym – bo widzisz wartość.
2. Zrób własną wizualizację. Mamy taką konstrukcję, że łatwo nam gubić drogi czyli zapominać jacy mamy być. Nawet wtedy, kiedy sami postanawiamy coś zmienić dla siebie. Pewnie nie raz słyszałeś o kartkach na ścianie nad biurkiem, na których napisane jest właśnie to co masz zrobić. To dokładnie tak samo działa jak tapeta na smartfonie, czy ekranie monitora. Można zamówić w internecie opaskę na rękę, na której jest to co ma Ci przypominać o Twoim postanowieniu.
   To działa. W połączeniu z powodem daje całkiem sporą szansę na sukces i powodzenie w byciu systematycznym.
3. Złóż zobowiązanie. Czasami jest tak, że potrzebujemy wsparcia z zewnątrz, bo mamy mało wiary w siebie. I jest taki prosty sposób, aby to rozwiązać.
   • Znajdź kogoś, komu powierzysz swoje działanie.
   • Spotkaj się z nim.
   • Opowiedz mu co chcesz zrobić.
   • Przekaż mu swój szczegółowy plan działania.
   • Określ terminy i godzinę kiedy będziesz przekazywał „swój mini raport” w formie maila czy sms, który może mieć tylko np. tylko 1 słowo – zrobiłem.
   • Poproś o interwencję dopingującą w razie braku raportu.

To trzy proste sposoby na systematyczność. Każdy z nich może działać zupełnie oddzielnie, ale możesz zastosować wszystkie na raz. Za każdym dodatkowym działaniem Twoja skuteczność na systematyczność może osiągać większe szanse na powodzenie.

2. Narzędzia

Ludzie używają przeróżnych narzędzi, aby zarządzać swoim czasem. Ja chciałbym Ci zaproponować narzędzie, którego używam od ponad dwóch lat. Moje skuteczne narzędzie to multiplaner. To notatnik/kalendarz, który w środku ma poprzecinane kartki w poprzek na wiele części. Całość tego narzędzia działa jak najlepszy komputer, tyle że w wersji analogowej. Dzięki temu w jaki sposób jest zorganizowany istnieje możliwość sprawdzenia w mega łatwy sposób: gdzie, kiedy, z kim i o czym oraz jakie wnioski i działania zostały podjęte. I to wszystko można zrobić z każdego miejsca. Możesz zacząć od wniosków i sprawdzić, jak doszło do tego, że właśnie takie one są. Możesz zacząć od działań w środku i sprawdzić co je poprzedzało. Jak również możesz zobaczyć co było dalej i jaki był finał. Naprawdę to narzędzie to majstersztyk wygody (oczywiście, jeżeli lubisz pisać). A jeżeli już lubisz pisać, to pisanie w nim piórem to nie lada przyjemność dla wszystkich, którzy swoje życie zapisują na kartce papieru.
Pozwól, że opowiem Ci o możliwościach multiplanera i jak to u mnie działa.

1. Pierwsze strony to gotowiec do planowania dni, miesięcy, a nawet lat. Bardzo proste w konstrukcji. Zawierają na jednej stronie 63 komórki, w których każda reprezentuje jeden dzień tygodnia. Takich kartek po kolei jest tyle, że mieści się na nich cały rok. I tutaj można używać tego prostego narzędzia na kilka sposobów. Tak jak klasycznie w kalendarzu, jako ściągawkę, czyli jaka data to jaki konkretny dzień  (wtorek czy piątek) lub zupełnie inaczej, jako gotowiec. Ja wybieram tą drugą opcję. Pamiętaj jednak, że stosując mój system, należy robić to w określonej przeze mnie poniżej kolejności.
   • Zaznacz na zielono komórki ostatniego dnia każdego miesiąca i wpisz w nich wynik, jaki chcesz osiągnąć na tej przestrzeni czasu. Najlepszym według mnie określeniem wyniku jest jedno słowo lub symbol.
   • Zaznacz na żółto komórki, które są w środku każdego miesiąca i wpisz w nich wynik jaki chcesz osiągnąć na przestrzeni dwóch tygodni. Powinien być to wynik, który pozwoli ocenić stan realizacji celu.
   • W każdej z białych komórek wpisz wynik jednego dnia.
     To wszystko. W ten sposób będziesz miał kompletny big picture swojego zarządzania czasem na przestrzeni jednego miesiąca oraz kompletną drogą do osiągnięcia zamierzonego wyniku.
     
2. Kolejne kartki to dwie strony notesu. Tutaj proponuję, żebyś zapisał sobie swój kodeks honorowy. To właśnie jest ta strona, którą otwierasz, kiedy masz wątpliwości po co robisz to co robisz. Po co wkładasz swoją energię, czas i pracę w zadania w codziennościach. To właśnie ta strona, na której spisane jest wszystko co nadaje sens Twojemu życiu. Wszystkie wartości, którymi kierujesz się w życiu, są właśnie tutaj – na samym początku.
3. Na następnych stronach zaczyna się pocięty notes. Podzielony jest on na trzy części: desktop (pulpit), time keeper (opiekun czasowy) oraz notepad (notatnik).
   • W części desktop mamy 10 zakładek, które dzielimy sobie na obszary według naszych potrzeb i zainteresowań. Ja określiłem sobie takie obszary: przywództwo, cytaty, finanse, kręgi, wiedza, biznes, praca nad sobą, pomysły, umysł milionera i ostatni czeka na swoją nazwę czyli jest w tej chwili pusty. Po tych zakładkach nawiguje się w prosty sposób, bo mają wcięcia i po prostu otwieramy kawałek kartki w zakładce. Pewnie jesteś ciekawy jak to wygląda? Widać na zdjęciu poniżej. W ten sposób w każdej zakładce zapisuje ważne dla mnie rzeczy w określonej dziedzinie.
   • Cześć time keeper ma wygląd zwykłego kalendarza, gdzie jest nazwa dnia, data miesiąca oraz podział na plan, priority oraz communication from/to. Tutaj wpisujemy godziny spotkań, które mają przybliżać nas do wyniku określonego w części gotowiec do planowania. To bardzo ważne, aby starać się być spójnym ze swoimi zamierzaniami. To co wydaje mi się bardzo wartościowe przy planowaniu spotkań, to określenie celu spotkania jednym słowem lub grafią (dla tych co potrafią). Robię tak od dawna. Siła w tym jest taka, że idąc na spotkanie, wiem dokąd zmierzam. Oczywiście, może to ulec zmianie, bo w tym cała siła, że słuchamy i wyciągamy wnioski i kiedy trzeba zmieniamy. Jednak o wiele mądrzej się rozmawia, kiedy jest cel rozmowy.
     Przykład z mojego multiplanera: spotkanie z J. Kowalskim (rys. człowiek z lupą) – celem spotkania było poszukiwanie rozwiązań. To proste i daje mentalnie dobry start do spotkań. Polecam spróbować.
   • I ostatnia cięta część to notepad. To poziomy kawałek papieru z trzema kolumnami w kratkę. Każda strona ma swój numer złożony z litery i cyfry lub liczby. Tutaj wpisujemy wszystkie myśli związane z tym co się dzieje danego dnia, tygodnia. Wszystko co kreuje nasza praca. Ja często robię wypunktowane działania krok po kroku, które będą wykonywał realizując jakieś określone zadanie.

To pierwsza część kalendarza. I teraz jak to wszystko działa. Przykład z mojego multiplanera. Najpierw opiszę Ci skótami, a następnie wytłumaczę skróty.
Otwieram desktop w zakładce Przywództwo. Tam mam hasło: Moją Piątka N1 (notepad). Przechodzę do notepad na stronę N1 i tam jest rozpisana Moja Piątka (co to jest) oraz skrót DEC9 (time keeper) czyli december 9. Idę tam i widzę w tym dniu spotkanie o nowym produkcje i z kim jest to spotkanie oraz skrót N4 (notepad). Idę do N4 i mam szczegółowo rozpisane co jest na tym spotkaniu. Tam mam również adnotacje 17DEC (time keeper). Idę do 17DEC i widzę spotkanie ze wszystkimi zainteresowanymi w Katowicach z adnotacją N4 (która zatacza pętlę do miejsca, w którym jest o czym). W ten sposób zamyka się cały proces Moja Piątka, a jak tak naprawdę z każdego miejsca w swoim multiplanerze mogę trafić do każdego wątku związanego z tym tematem. Nie ważne czy zacznę od desktop, time keeper czy też notepad. I tak mogę obejrzeć szybko i sprawnie absolutnie cały proces.
Być może brzmi to skomplikowanie, ale uwierz, że wymaga tylko trochę wprawy, a wprowadza absolutny porządek to tego jak wyglądają Twoje procesy planowania i działania.

Jeżeli zaciekawiło Cię jak to wszystko może działać zapraszam do kontynuacji artykułu o zarządzaniu swoim czasem w najbliższy poniedziałek (8.10.2018).
A jeżeli będziesz ciekawy jak działa multiplaner i zostawisz komentarz pod artykułem, że chciałbyś zobaczyć jak to działa na żywo, to chętnie nagram dla Ciebie film i pokażę całą metodę.